On Feb 20, 2007, Corporations Canada granted the NPWA official status as a non-for-profit corporation under the Corporations Canada Act. Below are the final, official version of the by-laws of the NPWA.

 

See below for English

 

RÈGLEMENTS ADMINISTRATIFS DE L’ ASSOCIATION DES GARDES DE PARCS NATIONAUX

ARTICLE I – NOM

Cet organisme porte le nom de « Association des gardes de parcs nationaux » en français et de « National Park Warden Association » en anglais.

ARTICLE II – OBJECTIFS

Promouvoir auprès du public canadien le rôle des gardes parcs nationaux.

Maintenir un regroupement pancanadien de gardes de parcs actuels et passés, favoriser la camaraderie entre eux et défendre leurs intérêts.

Promouvoir, encourager et réaliser des activités de sensibilisation et de formation sur toute question qui touche ou influence la profession des membres de l’Association.

Tenter de faire reconnaître davantage la profession des membres de l’Association.

Organiser des activités sociales à l’intention des membres.

Encourager et faciliter la discussion au sujet d’enjeux communs et de problèmes particuliers auxquels font face les gardes de parcs au Canada.

Promouvoir des relations professionnelles entre l’Association et d’autres organisations professionnelles similaires au niveau provincial, national et international.

ARTICLE III – ADHÉSION

Seules les personnes intéressées à promouvoir les buts de l’Association sont reçues comme membres, et ce sur approbation du conseil d’administration. Les membres sont classés selon les catégories suivantes :

1. Membres ordinaires

Tout garde de parc national désigné ainsi en vertu de la Loi sur les parcs nationaux du Canada est admissible au titre de membre ordinaire.

2. Membres associés

Tout autre employé d’Agence Parcs Canada qui travaille à la protection des ressources naturelles et qui satisfait aux critères de la catégorie « membre associé » est admissible à ce titre. Le comité de direction peut annuler l’adhésion d’un membre associé ou de tous les membres associés à la suite d’un vote majoritaire des deux tiers du comité.

Critères :

a) Approuver par la majorité du conseil d’administration.

b) Gardes de parc passés qui occupent maintenant une position non-désignées PC-04 mais qui autrefois étaient détenteurs d’une carte PC-04.

c) Quelqu’un qui a été reconnu par le comité exécutif comme ayant contribué de façon significative à l’avancement des objectifs de l’Association.

3. Membres à la retraite

Tout garde de parc national retraité est admissible au titre de membre à la retraite.

4. Membres honoraires

Tout membre ordinaire qui a pris sa retraite du Service des gardes des parcs nationaux et qui satisfait aux critères de la catégorie « membre honoraire » est admissible à ce titre.

Critères :

a) A été membre en règle durant les cinq années précédant sa retraite.

b) A été reconnu par le comité de direction comme personne qui a contribué de façon exceptionnelle à la réalisation des objectifs de l’Association.

c) Reçoit l’approbation de la majorité des membres du comité de direction.

5. Sociétés membres

Toute entreprise légalement établie au Canada qui appuie les objectifs et les règlements administratifs de l’Association est admissible au titre de société membre.

Seuls les membres ordinaires ont le droit de vote aux réunions des membres de l’Association. Les membres honoraires, les membres associés, les membres à la retraite et les sociétés membres n’ont aucun droit de vote. Seul les membre ordinaires peuvent occuper un poste sur le comité exécutif de l’Association.

Un membre cesse d’être membre de l’Association :

a) en livrant un avis de démission par écrit au secrétaire-trésorier de l’Association ou en le postant ou le livrant à l’adresse de l’Association,

b) à sa mort ou dans le cas d’une société membre à sa dissolution,

c) après avoir été expulsé, ou

d) en n’étant pas un membre estimé pour une période de temps prescrite par les Directeurs et après avoir négligé de se conformer aux conditions prescrites et la période de temps précisés par les Directeurs dans un avis.

Un membre peut être expulsé s’il est jugé par deux tiers du conseil d’administration que les actions du membres sont allés à l’encontre des objectifs de l’Association.

Afin de demeurer membre en règle de l’Association, il appartient à chaque membre de se conformer aux règlements administratifs et de s’acquitter de ses droits d’adhésion annuels dans les délais prescrits. Tous les membres sont estimés avec l’exception des membres qui ont omis de payer leur cotisation ou autres frais d’adhésion ou dette à l’Association et, qui de plus, omet de répondre à un avis des Directeurs qui l’enjoint de s’acquitter de ses dus.

Un membre peut être expulsé suite à une résolution spéciale des membres passée à une assemblée générale. L’avis de résolution spéciale doit être accompagné d’une déclaration bref expliquant les raisons de l’expulsion proposée. La personne qui fait l’objet de la résolution proposée d’expulsion doit être accordée l’occasion d’être entendu à une assemblée générale avant que la résolution spéciale passe au vote.

ARTICLE IV – MEMBRES DU COMITÉ DE DIRECTION

Les personnes qui font la demande de constitution en société seront les premiers administrateurs de l’Association. Leur mandat se poursuivra jusqu’à ce qu’on élise leurs successeurs.

Conseil d’administration

Les administrateurs doivent être âgés d’au moins 18 ans et être autorisés par la loi à passer un contrat.

Les administrateurs de l’Association sont le président actuel, le secrétaire-trésorier et le président-sortant. Ils seront ainsi nommés dans les dossiers publics.

Ni les administrateurs ni les membres du comité de direction ne sont rémunérés pour l’exercice de leur fonction.

Les directeurs détermineront, s’il a lieu, des cotisations.

Si un directeur démissionne, les directeurs restant doivent désigner un membre pour prendre remplacer le directeur sortant.

Les directeurs peuvent se rencontrer (en personne ou électroniquement en temps réel, incluant mais pas exclusivement par conférence téléphonique ou Internet) à l’endroit qu’ils jugent opportun pour traiter des affaires et ajourner ou autrement pour régulariser leurs réunions tels qu’ils jugent nécessaire. Aucun autre avis n’a besoin d’être donné pour ces rencontres.

Les directeurs de l’Association peuvent administrer les affaires de l’Association en toute chose et faire ou s’arranger que soit fait pour l’Association, en son nom, toute sorte de contrat auquel l’Association peut légalement se lier et exercer tous les pouvoirs et agir de tel façon que l’Association est autorisé à le faire.

Vote

Le quorum pour les transactions en affaires à n’importe quel rencontre du conseil d’administration est à une majorité des directeurs (en personne ou électroniquement en temps réel, incluant mais pas exclusivement par conférence téléphonique ou Internet). Chaque directeur qui est un membre estimé sera éligible à voter aux rencontre du conseil d’administration. Le quorum, la manière dont les votes sont enregistrés, et la manière dont la sécurité sera assurée, seront déterminés avant chaque réunion en utilisant des moyens électroniques.

Dirigeants

Les affaires de l’Association sont gérées par les dirigeants de l’Association, soit le président et le secrétaire-trésorier.

Comité de direction

Le comité de direction de l’Association est composé des dirigeants, des représentants régionaux (membres élus) et des responsables de l’adhésion, de la marchandise et des communications (membres non élus).

1. Président

Le président est élu tous les deux ans, lors de l’assemblée annuelle, par une majorité des représentants présents. Les membres peuvent être présents en personne ou électroniquement en temps réel (incluant mais pas exclusivement par conférence téléphonique ou Internet). Les candidatures au poste de président sont présentées par les membres aux fins d’un vote lors de l’assemblée annuelle. Le mandat du président peut dépasser deux (2) ans si le comité de direction, à la suite d’un vote majoritaire, donne son approbation. Le président peut être retiré de son poste par l’entremise d’un vote à une assemblée générale ou annuelle ou à une rencontre spéciale des membres avant la fin de son terme.

2. Fonctions du président

(a) Le président préside toutes les réunions de l’Association. Il nomme tous les comités et il est responsable de la planification, de la programmation et de la logistique de toutes les assemblées annuelles tenues durant son mandat. Il est également responsable de la mise en œuvre de tout nouveau dossier et du maintien de tout dossier existant durant son mandat.

3. Secrétaire-trésorier

Le secrétaire-trésorier est élu tous les deux ans, lors de l’assemblée annuelle, par une majorité des représentants présents. Le mandat du secrétaire-trésorier peut dépasser deux (2) ans si le comité de direction, à la suite d’un vote majoritaire, donne son approbation. Le secrétaire-trésorier peut être retiré de son poste par l’entremise d’un vote à une assemblée générale ou annuelle ou à une rencontre spéciale des membres avant la fin de son terme. Les candidatures au poste de secrétaire-trésorier sont présentées par les membres aux fins d’un vote lors de l’assemblée annuelle. Le poste de secrétaire-trésorier est un poste non rémunéré.

4. Fonctions du secrétaire-trésorier

(a) Le secrétaire-trésorier est responsable de percevoir, de déposer et de débourser les fonds de l’Association et de maintenir un journal écrit ou électronique de toutes ces opérations. Cette fonction comprend également l’envoi postal d’avis de cotisation avant le 1er avril de chaque année, ainsi que la perception de ces cotisations. Les fonds de l’Association sont déposés chez une institution financière reconnue. Le président et le secrétaire-trésorier sont tous deux autorisés à faire des retraits, de sorte que l’Association puisse accéder à ses fonds même si le secrétaire-trésorier est incapable d’assumer cette fonction.

(b) Le secrétaire-trésorier envoie périodiquement aux membres des renseignements au sujet de l’Association, de ses activités et de toute autre question susceptible de les aider à protéger nos ressources naturelles.

(c) Il veille à ce que les formulaires exigés par tout organisme gouvernemental au nom de l’Association soient remplis selon les échéances.

(d) Lors de l’assemblée annuelle, il présente les états financiers de l’Association pour l’année civile précédente.

(e) Il assume toute autre tâche que lui confie le président.

(f) Il maintient tous les dossiers antérieurs de l’Association, y compris les procès-verbaux des assemblées annuelles, dans un lieu sûr. Le moment venu, il les remet à son successeur.

5. Fonctions des autres dirigeants

Les fonctions des autres dirigeants de l’Association sont déterminées selon leur mandat ou selon les tâches que leur confie le conseil d’administration.

ARTICLE V – RÉUNIONS

Assemblée annuelle et autres réunions des membres

1. L’assemblée annuelle et les réunions générales des membres ont lieu au siège social de l’Association ou ailleurs au Canada, tel que déterminé par les dirigeants, et ce à une date déterminée par ces derniers.

2. Lors de l’assemblée annuelle, on présente le rapport des administrateurs, les états financiers et le rapport des vérificateurs, on nomme les vérificateurs pour l’année suivante et on aborde tout autre dossier jugé pertinent. Le conseil d’administration ou le président a le pouvoir de convoquer, en tout temps, une réunion générale des membres de l’Association. Sur réception d’une demande écrite des membres représentant au moins 5 % du droit de vote, le conseil d’administration convoquera une réunion extraordinaire des membres. Le nombre de membres présents en personne constitue le quorum.

3. Lors des réunions des membres de l’Association, ces derniers peuvent délibérer et prendre des décisions au sujet de toute question, tant spéciale que générale, sans préavis.

4. Aucun avis public ni message publicitaire annonçant les réunions des membres, tant annuelles que générales, n’est exigé. Cependant, la date et l’endroit de ces réunions sont communiquées à chaque membre au moyen d’un avis envoyé par poste prépayé ou par courrier électronique, ou publié dans le bulletin de nouvelles de l’Association, et ce au moins dix jours avant la date prévue de ladite réunion. Tout avis de réunion dans le cadre de laquelle on traitera de questions spéciales contiendra suffisamment d’information pour permettre au membre de former un jugement éclairé au sujet de la décision à prendre. Ce même avis contiendra un rappel indiquant au membre qu’il a le droit de voter par procuration.

5. À condition que toute réunion des membres puisse avoir lieu n’importe quand et n’importe où sans préavis si tous les membres de l’Association sont présents ( en personne ou électroniquement en temps réel, incluant mais pas exclusivement par conférence téléphonique ou Internet) ou sont représentés par procuration dûment désigné, et à telle réunion puisse être transigé avec l’Association toute affaire qui pourraient normalement être transigées lors de l’assemblée générale annuelle.

Quorum pour les réunions générales et extraordinaires

6. Le quorum exigé pour les délibérations tenues lors de toute réunion des membres est atteint si au moins trois membres sont présents en personne.

Droit de vote des membres

7. Seuls les membres ordinaires de l’Association qui se sont acquittés de tous leurs droits et cotisations sont autorisés à voter lors des réunions des membres de l’Association.

Vote

8. Les membres ordinaires peuvent voter lors de l’élection des dirigeants et des administrateurs et lors des modifications apportées aux règlements administratifs. Le vote peut se faire en personne, par procuration, par courrier, par télécopieur ou par courriel.

9. Un mandataire est un membre ordinaire en règle (votant) qui dépose un vote pour un ou plusieurs autres membres.

10. L’acte de nomination d’un mandataire est fait par écrit, de la main de la personne qui fait la nomination, et il est signé par cette même personne. L’acte de nomination peut être d’ordre général ou spécifique à une réunion.

11. L’Association veille à ce que les membres admissibles disposent de quatorze (14) jours avant une assemblée annuelle ou une réunion extraordinaire pour lui présenter leur vote par la poste, par courriel ou par télécopieur aux fins de la compilation des votes. Les votes doivent être envoyés à l’adresse postale, à l’adresse électronique ou au numéro de télécopieur de l’Association tel qu’indiqué dans l’avis de vote.

Réunions des directeurs

12. Les réunions des directeurs peuvent être tenues à n’importe quel temps et place déterminés par les directeurs aussi longtemps qu’un préavis de 48 heures soit donné à chaque directeur autrement que par la poste. Les avis par la poste devront être envoyé 14 jours avant la date de la réunion. Il y aura au moins une rencontre par année du conseil d’administration. Chaque directeur est autorisé à exercer un (1) vote.

13. Deux directeurs constitueront le quorum pour les rencontres du conseil d’administration. Toute rencontre du conseil d’administration où le quorum est atteint sera compétente pour exercer toutes et n’importe quel des autorités, pouvoirs et discrétions sous les règlements de l’association.

14. Si une rencontre du conseil d’administration a lieu par conférence téléphonique, au moins deux directeurs doivent approuver la tenue d’une telle rencontre avant que celle-ci puisse avoir lieu.

15. Si une rencontre du conseil d’administration a lieu par un autre moyen électronique, tous les directeurs participant doivent être en mesure de communiquer adéquatement entre eux et chaque directeur doivent consentir à l’avance du moyen de communication et y avoir accès. Les directeurs vérifieront leurs identités en fournissant un mot de passe qui sera distribué 48 au moins heures avant la réunion par un moyen autre que par la poste. La manière dont les votes seront compilés sera déterminé avant la réunion par moyen électronique.

ARTICLE VI – COMITÉS

1. Comité ad hoc spéciaux

Au besoin, le président peut nommer les comités ad hoc spéciaux jugés utiles aux fins de l’Association.

2. Président et membres des comités

Le président de l’Association nomme le président de tout comité ad hoc et il nomme les membres du comité en consultation avec ce dernier. Le président du comité est responsable des activités réalisées par le comité au cours de l’année. Il doit présenter un rapport écrit des réalisations du comité lors de l’assemblée annuel ou avant une réunion, selon les directives de l’exécutive.

Toute dépense autre que les frais d’exploitation doit être approuvée au préalable. Une proposition décrivant le projet et les coûts prévus doit être présentée au comité de direction, qui peut l’approuver ou non.

ARTICLE VII – VALIDATION DE DOCUMENTS

Les contrats, documents ou autre acte par écrit nécessitant la signature de l’Association, doivent être signés par n’importe quel deux officiers et tous contrats, documents ou autre acte par écrit signés ainsi liera l’Association sans autorisation ou formalité additionnelle. Les directeurs auront l’autorité de temps à autre par résolution de désigner un ou des officiers au nom de la corporation pour signer des contrats, documents ou autre acte par écrit. Les directeurs peuvent transférer le pouvoir mandataire de l’Association à n’importe quel marchand enregistré en fonds pour permettre le transfert et la transaction de n’importe quel actions, obligation et autres valeurs de la corporation. Le sceau de l’Association, lorsque nécessaire, peut être apposé aux contrats, documents ou autre acte par écrit signés tel que précédemment mentionné par n’importe quel officier ou officiers désignés par résolution du conseil d’administration.

ARTICLE VIII – MODIFICATIONS

Tout ajout ou modification aux règlements administratifs de l’Association peut être promulgué à la suite d’un vote majoritaire du comité de direction et approuvé à la suite d’un vote des deux tiers des membres. La révocation ou la modification desdits règlements administratifs ne sera remise en vigueur ou exécutée qu’après qu’on ait obtenu l’approbation du ministère de l’Industrie.

ARTICLE IX – GARDE ET UTILISATION DU SCEAU

Là où l’Association adopte un sceau, ce dernier portera le nom de l’Association. On confie la charge du sceau de l’Association au secrétaire-trésorier. Le sceau est apposé par le secrétaire-trésorier et l’un des dirigeants autorisés à l’apposer par résolution du comité de direction.

 

NATIONAL PARK WARDEN ASSOCIATION BY-LAWS

ARTICLE I - NAME

The name of this organization shall be the National Park Warden Association and in french Association des Gardes de Parcs Nationaux.

 

ARTICLE II - OBJECTIVES

To promote the role of National Park Wardens to the Canadian public.

To maintain an association of past and present Park Wardens across the country, to foster camaraderie and to promote their interests;

To promote, encourage and effect education and training of the members of the Association in all matters relating to or affecting their vocation;

To secure a greater degree of recognition in their vocation for members of the Association;

To organize social functions for the memberships’ benefit;

To encourage and provide opportunities for discussion of common and unique problems facing Park Wardens in Canada.

To promote professional connections between the Association and other similar professional organizations provincial, nationally and worldwide.

 

ARTICLE III- MEMBERSHIP

Membership in the Association shall be limited to persons interested in furthering the objects of the Association and must receive the approval of the board of directors of the Association. The following classes of membership shall exist:

1.Ordinary Members of the Association

All National Park Wardens with valid PC-04 cards who are in a non-management position are eligible to become Ordinary Members.

 

2. Associate Members of the Association

All other individuals involved in the protection of natural resources who meet at least one of the criteria for associate membership are eligible to become Associate Members. The Board of Directors may terminate the membership of any or all associate members by a 2/3 majority vote of the Board of Directors.

 

Criteria:

1. Approved by a majority of the Board of Directors.

2. Past wardens who may now act in a non-PC-04 designated position but who previously held a valid PC-04 card.

3. Someone who has been recognized by the executive as someone whose efforts have been outstanding in assisting the meet the Associations’ objectives.

 

3. Retired Members of Association:

All retired National Park Wardens are eligible to become Retired Members.

4. Honourary Members of the Association

All ordinary members of the Association who have retired from the National Park Warden Service and meet the criteria for Honourary Membership.

 

Criteria: 1. Has been a member in good standing prior to retirement;

2. Have been recognized by the executive as someone whose efforts have been outstanding in assisting to meet the Association’ objectives;

3. Approved by the majority of executive.

5. Corporate Members of the Association

Companies doing business legally in Canada who support the objectives and by-laws of the Association are eligible to become corporate members.

 

Only Ordinary members can vote at any meeting of the members of the Association. Honourary members, Associate members, Retired members and corporate members have no voting rights. Only Ordinary members may hold a position on the executive position within the Association.

A member ceases to be a member of the Association

(a) by delivering a notice of resignation in writing to the secretary-tresurer of the association or by mailing or delivering it to the address of the Association,

(b) on his or her death or, in the case of a member group or corporation, on dissolution,

(c) on being expelled, or

(d) on having been a member not in good standing for a period of time prescribed by the Directors and failing to respond to a notice of the Directors to bring himself into good standing in the manner and time prescribed by the Directors in the notice.

A member may be expelled if it is deemed by a 2/3 vote of the Board of Directors that the actions of a member are against the objectives of the Association.

It is the duty of each member, in order to remain in good standing in the Association, to comply with the by-laws of the Association and pay when due the membership fee for the current year. All members are in good standing except a member who has failed to pay his or her current membership fee or any other subscription or debt due and owing by the member to the association and in addition fails to respond to a notice given to him or her to pay the same by the directors.

A member may be expelled by a special resolution of the members passed at a general meeting. The notice of special resolution for expulsion must be accompanied by a brief statement of the reasons for the proposed expulsion. The person who is the subject of the proposed resolution for expulsion must be given an opportunity to be heard at the general meeting before the special resolution is put to a vote.

ARTICLE IV - EXECUTIVE BOARD OFFICERS

The applicants for incorporation shall become the first directors of the Association whose term of office shall continue until their successors are elected.

Board of Directors

The Directors must be individuals, 18 years of age, with power under law to contract.

The directors of the Association shall be the current President, Secretary-Treasurer and Past President and shall be reported as such for the public record.

The directors and the executive shall receive no remuneration for acting as such.

The directors may determine the membership dues, if any.

If a director resigns his or her office or otherwise ceases to hold office, the remaining directors must appoint a member to take the place of the former director.

The directors may meet (in person or real-time electronically, including but not exclusive to telephone or web conferencing) at the places they think fit to conduct business, adjourn and otherwise regulate their meetings and proceedings as they see fit. No notice need be given of these meetings.

The directors of the association may administer the affairs of the association in all things and make or cause to be made for the association, in its name, any kind of contract which the association may lawfully enter into and, save as hereinafter provided, generally, may exercise all such other powers and do all such other acts and things as the association is authorized to exercise and do.

Voting

A quorum for the transaction of business at any meeting of the board of directors shall consist of a majority of the directors in person or real-time electronically (including but not exclusive to telephone or web conferencing). Each director who is a member in good standing will be eligible to vote at a meeting of the board of directors. Quorum, how votes are recorded, and how security will be handled will be determined before any meeting using electronic means.

Officers

The affairs of the Association shall be managed by the Officers of the Association. The Officers of the Association shall be the President and Secretary-Treasurer.

Executive

The executive of the Association shall be made up of the Officers of the Association plus the elected Park or Site Representatives of the Association plus the non-elected positions of Membership, Merchandise and Communications.

 

1. President

The President shall be elected every 2 (two) years at the annual meeting by a majority of the member representatives present at the annual meeting. Members may be present in person or real-time electronically (including but not exclusive to telephone or web conferencing). Candidates for the position shall be nominated by the members and presented for a vote at the annual meeting. The president may serve for a term longer than 2 (two) years if approved by a majority vote of the executive. The President may be removed from office through a vote at an annual, general or special meeting of the membership prior to the end of his or her term.

2. Duties of the President

(a) The President shall preside at all meetings of the Association, appoint all committees and be responsible for the planning, programs and necessary arrangements for the annual meetings to be held during his/her term of office. The President shall be responsible for the initiation of any programs and the maintenance of routine business matters throughout his/her term of office.

3. The Secretary-Treasurer

The Secretary-Treasurer shall be elected every 2 (two) years at the annual meeting by a majority of the member representatives present at the annual meeting. The Secretary-Treasurer may serve for a term longer than 2 (two) years if approved by a majority vote of the executive. The secretary-treasurer may be removed from office through a vote at an annual, general or special meeting of the membership prior to the end of his or her term.

Candidates for the position shall be nominated by the membership and presented for a vote at the annual meeting. The Secretary-Treasurer shall serve without salary.

4. Duties of the Secretary-Treasurer

(a) To collect, deposit and disburse funds of the Association and to maintain a written or electronic record of all such deposits. This includes the mailing of dues notices prior to April 1 of each year and the collection of same. The funds of the Association shall be maintained in a recognized financial institution and access to such funds shall be maintained in the name of the President and the Secretary-Treasurer so that the Association could access such funds should the Secretary Treasurer be unable to function.

(b) To make periodic mailing of information to the membership advising them of information and activities of the Association or any other matters of benefit to their efforts in protecting natural resources.

(c) To assure that necessary forms are filed with any governmental body in behalf of the Association when required.

(d) To furnish an annual fiscal statement for the previous calendar year on the financial condition of the Association at the annual meeting.

(e) To complete any other duties that may arise at the request of the President or to carry out the duties of the president during the president’s absence.

(f) To maintain a library of all past records of the Association including the minutes of the annual meetings. These records shall be maintained in a safe place and passed on to his/her successor.

5. Duties of other Officers

The duties of all other officers of the Association shall be such as the terms of their engagement call for or the board of directors requires of them. Any Officer may be removed from office through a vote at an annual, general or special meeting of the membership prior to the end of his or her term.

 

 

 

ARTICLE V- MEETINGS

Annual and other meetings of members

1. The annual or other general meeting of the members shall be held at the head office of the Association or elsewhere in Canada as the Officers may determine and on such day as the said directors shall appoint.

2. At every annual meeting, in addition to any other business that may be transacted, the report of the directors, the financial statement and the report of the auditors shall be presented and auditors appointed for the ensuing year. The Board of Directors or the president shall have the power to call, at any time, a general meeting of the members of the Association. The Board of Directors shall call a special meeting of members on written requisition of members carrying not less than 5% of the voting rights.

3. The members may consider and transact any business either special or general without notice thereof at any members’ meeting of the members of the Association.

4. No public notice nor advertisement of members’ meetings, annual or general, shall be required, but notice of the time and place of every such meeting shall be given to each member by sending the notice electronically or published on the Association web site, at least fourteen days before the time fixed for the holding of such meeting. Notice of any meeting where special business will be transacted shall contain sufficient information to permit the member to form a reasoned judgment on the decision to be taken. Notice of each meeting must remind the member if he or she has the right to vote by proxy. Members will also be allowed to vote by mail. Quorum for mail in votes shall consist of not less than three members.

5. Provided that any meetings of members may be held at any time and place without such notice if all the members of the Association are present (in person or real-time electronically, including but not exclusive to telephone or web conferencing) or represented by proxy duly appointed, and at such meeting any business may be transacted which the Association at annual or general meetings may transact. For a meeting to be held electronically, 5% of the membership will have to approve. How votes are recorded, and how security will be handled will be determined before any meeting using electronic means.

Quorum for General and Special Meetings

6. A quorum for the transaction of business at any meeting of members shall consist of not less than three members present in person or real-time electronically (including but not exclusive to telephone or web conferencing).

Voting Rights of Members

7. Only Ordinary Members of the Association who have paid all dues and fees can vote at any meeting of the members of the Association.

Voting

8. Ordinary members may vote at elections of officers and directors, or on changes to the by-laws in person, by proxy, or by mail or electronically. How votes are recorded, and how security will be handled will be determined before any meeting using electronic means.

9. A proxy shall be another ordinary (voting) member in good standing and shall carry vote(s) for member(s) other than himself;

10. An instrument appointing a proxy shall be in writing under the hand of the appointer and signed by the appointer, and may be either general or for a particular meeting;

 

11. The Association will ensure that eligible members shall have fourteen (14) days prior to an annual general or a special meeting to submit their votes by mail or electronically to the Association in order for the votes to be counted. The votes shall be submitted to the mailing address of the Association, electronic address to be announced with the poll. How votes are recorded, and how security will be handled will be determined before any such votes take place.

Directors’ Meetings

12. Meetings of the board of directors may be held at any time and place to be determined by the directors provided that 48 hours written notice of such meeting shall be given, other than by mail, to each director. Notice by mail shall be sent at least 14 days prior to the meeting. There shall be at least one (1) meeting per year by the board of directors. No error or omission in giving notice of any meeting of the board of directors or any adjourned meeting of the board of directors of the association shall invalidate such meeting or make void any proceedings taken thereat and any director may at any time waive notice of any such meeting and may ratify, approve and confirm any or all proceedings taken or had thereat. Each director is authorized to exercise one (1) vote.

13. Two directors shall constitute a quorum for meetings of the board of directors. Any meeting of the board of directors at which a quorum is present shall be competent to exercise all or any of the authorities, powers and discretions by or under the by-laws of the association.

14. If a meeting of the board of directors is to take place by teleconference, at least two directors shall approve of holding such a meeting before notice of such a meeting is given.

15. If a meeting of the board of directors is to take place by other electronic means, all directors participating in the meeting must be able to communicate adequately with each other and each director must consent in advance to the method of communication and have equal access. Directors will verify their identity by providing a password that will be distributed by means other than mail at least 48 hours prior to the meeting. How votes are recorded will be determined before any meeting using electronic means.

 

ARTICLE VI- COMMITTEES

1. Special Ad Hoc Committees

The President may appoint such Special Ad Hoc Committees as necessary for the benefit of the Association.

2. Committee Chair and Members

The President shall name the Chair of any ad hoc committee and, after consultation with the Chair, shall name the members of each committee. Members of the committee must be members in good standing of the Association. The president may remove a member from the committee at any time and appoint a new member to fill any vacancies. The Chair is responsible for the activity of the committee throughout the year and is further responsible for presenting a written report of its accomplishments at the annual meeting or prior to a meeting as directed by the executive. There shall be no remuneration for members of a committee.

Expenditures of Association funds for items other than operating expenses shall require a written proposal outlining the project and providing a projected cost.

Such proposals may be approved by the Executive Committee.

 

ARTICLE VII – EXECUATION OF DOCUMENTS

Contracts, documents or any instruments in writing requiring the signature of the association, shall be signed by any two officers and all contracts, documents and instruments in writing so signed shall be binding upon the association without any further authorization or formality. The directors shall have power from time to time by resolution to appoint an officer or officers on behalf of the corporation to sign specific contracts, documents and instruments in writing. The directors may give the association’s power of attorney to any registered dealer in securities for the purposes of the transferring of and dealing with any stocks, bonds, and other securities of the corporation. The seal of the association when required may be affixed to contracts, documents and instruments in writing signed as aforesaid or by any officer or officers appointed by resolution of the board of directors.

 

ARTICLE VIII - AMENDMENTS

Amendments or additions to the by-laws of the Association may be enacted by a majority of the Executive and sanctioned by a 2/3 vote of the membership. The repeal or amendment of such by-laws shall not be enforced or acted upon until it has received approval of the Ministry of Industry.

 

ARTICLE IX - CUSTODY AND USE OF THE SEAL

Where the Association adopts a seal, the seal shall bear the name of the Association. The seal of the Association shall be kept in the custody of the Treasurer-Secretary, and shall be affixed by him or her and any one Director so authorized by a resolution of the Executive.